ÊTRE MIEUX ORGANISÉ : 10 ASTUCES POUR S'AMÉLIORER

Je fais partie de ces personnes qui ne savent jamais s’arrêter, qui fourmillent d’idées et qui ont toujours trente-six projets en cours. Réussir à tout gérer est parfois une bonne prise de tête, mais avec un peu d’organisation et en suivant quelques astuces simples, tout roule comme sur des roulettes (ou presque) ! Voici dix petits trucs que j’utilise au quotidien, j’espère que ça vous servira également !

1/ Faire des listes

J’adore faire des listes pour de poser à l’écrit tout ce que je dois faire ou ce que je ne dois pas oublier. Personnellement, j’ai un peu la maladie des listes… J’utilise beaucoup le système de To Do List : j’écris chacune de mes tâches et je dessine un carré devant chaque ligne que je coche au fur et à mesure que je les accomplis. Cela me permet d’avoir une vue d’ensemble de ce que je dois faire dans la journée, la semaine,… et surtout de constater l’évolution des tâches accomplies. C’est un excellent moyen pour rester motivé ! En dehors des tâches, je fais des listes pour T-O-U-T : ma liste de courses, ce que je dois mettre dans ma valise lorsque je pars en voyage, les matières que je dois réviser pour mes examens… Dites, ça se soigne ?

2/ Se fixer des objectifs

Très souvent, je me fixe trop de choses à faire dans la même journée. A la fin de la journée, toute ma liste n’est pas cochée, je suis insatisfaite de moi-même et je dois reporter ces tâches au lendemain... J’ai horreur de la procrastination ! Pour remédier à cela, j’essaie de me fixer des objectifs réalistes et atteignables. Ces objectifs doivent être simples, ça ne sert à rien d’être trop ambitieux au risque de très vite abandonner ; mieux vaut scinder son objectif à atteindre en plusieurs étapes à franchir progressivement.

3/ Déterminer et hiérarchiser ses priorités

Définir des objectifs, c’est bien. Mais quand plusieurs buts s’imposent à nous, il faut savoir définir ses priorités : certains objectifs seront urgents et/ou importants, tandis que d’autres le seront moins ! Personnellement je rédige des listes numérotées, certains utilisent la matrice d’Eisenhower. En un mot, il s’agit de classer ses priorités selon deux axes : l’importance et l’urgence. Ces deux axes créent quatre quadrants : - les objectifs importants et urgents - les objectifs importants et non-urgents - les objectifs urgents et non-importants - les objectifs non-urgents et non-importants Pour être franche, j’ai un peu de mal avec cette méthode car il me semble difficile de hiérarchiser les priorités de cette manière : si on se retrouve avec cinq objectifs dans la catégorie « importants et urgents », comment définir par lequel commencer ? Lequel d’entre eux est encore PLUS important et urgent ? De plus, la dernière catégorie s’apparente pour moi aux tâches dont on pourrait se passer… ou tout simplement réaliser sur le moment ! J’ai récemment découvert la règle des deux minutes. Cette règle est toute simple : il s’agit de faire sur le moment tout ce qui prend moins de deux minutes. Une fois que c’est fait, on n’en parle plus et c’est une chose dont vous n’aurez plus à vous soucier, on n’accumule pas les choses à faire et on passe à autre chose ! Qu’en pensez-vous ?

4/ Planifier son temps

Je vous en parlais dans l’article précédent, je me sers énormément d’agendas et de calendriers. Ce sont pour moi des outils indispensables pour savoir où j’en suis dans mes rendez-vous, mes tâches à accomplir sur la semaine voire le mois. En un mot, ça me permet d’anticiper et l’anticipation est la clé de l’organisation !

Néanmoins, il faut veiller à laisser de la place pour l’imprévu ! Parfois, c’est difficile de définir à l’avance combien de temps telle ou telle tâche nécessitera et on a vite fait de se laisser submerger ! Il vaut donc mieux prendre large et prévoir des plages de temps libre. Ce sera l’occasion de terminer un travail inachevé, de traiter des urgences, de rattraper son retard, de s’avancer… ou de s’accorder une petite pause ! Bref, ce ne sera en aucun cas du temps perdu.

5/ Prendre des notes

Avoir un petit carnet toujours sur soi permet de noter ses idées au fur et à mesure. Je me sers également de la fonctionnalité Notes de mon portable ; j’y écris tout ce à quoi je pense sur le moment pour pouvoir m’en souvenir le moment voulu. De la même façon, prendre des notes au téléphone ou en face à face lors d’un rendez-vous ou d’une réunion permet de pouvoir s’y repencher plus tard et de se souvenir des éléments importants plutôt que de se fier à sa mémoire… parfois défaillante ! ;)

6/ Se fixer des échéances

Être organisé, c’est aussi penser à long terme. Evidemment, identifier ses objectifs permet à terme de concrétiser des choses, des projets, des idées. S’obliger à se donner une date buttoir, c’est voir ses objectifs se matérialiser dans le temps. Et il n’y a rien de plus motivant que d’accomplir ses projets en temps et de voir des résultats concrets !

7/ Faire une chose à la fois

Je suis très souvent distraite par mon environnement. Mon niveau de concentration varie énormément selon la tâche que je suis en train d’accomplir, et j’ai toujours mille idées en tête qui me font divaguer. Mon conseil est de se concentrer sur une tâche à la fois. Cela permet de rester focalisé, le cerveau humain n’étant pas fait pour gérer plusieurs tâches en même temps. Scindez votre journée en temps forts, prenez une heure pour répondre à vos e-mails, puis une autre heure pour bosser sur un dossier par exemple. Puis passez à autre chose et, si besoin, revenez à votre dossier. Alterner les tâches dans son emploi du temps permet aussi de ne pas rester bloqué et de s’aérer l’esprit. Définir des tranches horaires est un très bon moyen pour rester motivé et organisé !

8/ Savoir déléguer

Si votre projet, votre idée ou votre tâche vous le permet, n’hésitez pas à vous entourer et à déléguer du travail ! Parfois, on a beau être le plus organisé, avoir hiérarchisé ses tâches en fonction de leur urgence, d’avoir pris le temps de reconsidérer ses notes, difficile de s’y mettre ! C’est le moment opportun pour partager une dose de travail. Certaines personnes adorent faire ce que d’autres détestent, vous pourrez peut-être trouver quelqu’un autour de vous qui pourra vous décharger d’une tâche fastidieuse à vos yeux. Veillez toutefois à soigner la forme, ne négligez pas votre interlocuteur, surtout si celui-ci vous rend gentiment service !

9/ Ranger son espace de travail

Garder un espace de vie ou de travail bien rangé est synonyme d’une tête bien organisée. Vous sentir à l’aise dans votre espace n’en sera que bénéfique pour votre productivité : vous serez plus efficace, plus ordonné et il vous sera plus facile de retrouver tel ou tel objet ! Personnellement, je favorise les couleurs claires et les espaces minimalistes. Veillez également à éloigner toutes les distractions ! Dans mon cas, j’ai beaucoup de mal à me concentrer en ayant mon portable à portée de main, la télé allumée, mon chéri avec moi... Je suis très influençable et influencée par les facteurs extérieurs. Chez mon copain, les murs de son appartement sont très fins et il habite au rez-de-chaussée, donnant sur une rue animée où on entend les gens à l’extérieur, les claquement de portes, les voitures qui klaxonnent... Ces facteurs ne créent pas le meilleur environnement de travail. Pour éviter d’être détournée de mes tâches, je m’enferme dans une bulle en mettant simplement de la musique calme ou un fond sonore apaisant. J’écoute différentes playlists en fonction de mes humeurs et de ce que j’ai envie d’écouter. J’évite par contre les musiques entrainantes ou avec des paroles, qui ont tout l’effet inverse !

10/ Après l’effort, le réconfort : prendre du temps pour soi

J’ai une préférence pour commencer par terminer les tâches les plus fastidieuses avant les plus intéressantes. Je fonctionne avec une sorte de système de récompenses : une fois achevés les tâches les plus pénibles à mes yeux, je passe à un travail plus plaisant ou bien je m’octroie un moment distrayant ! En un mot, je prends du temps pour moi. En nous surmenant, notre cerveau devient moins performant. S’accorder des récréations est un investissement rentable à long terme. Vous serez moins fatigué, moins stressé, donc vous serez plus performant. Réservez les tâches qui vous demandent le moins de concentration pour les moments de la journée où votre attention tend à se relâcher.

Voilà pour mes petites astuces on ne peut plus simples, mais parfois on passe à côté des choses les plus évidentes. N’hésitez pas à partager vos astuces en commentaires !